الحسابات الختامية هي مجموعة القوائم المالية وبيانات نتائج الأعمال التي تقوم بها المنشآت الاقتصادية في أثناء دورة مالية (محاسبية) غالباً ما تكون سنة. وتعد المنشآت الاقتصادية حساباتها الختامية في نهاية الدورة(نهاية السنة الميلادية عادة) لبيان أوضاعها عن الدورة السابقة.
تبين الحسابات الختامية للمنشأة وضعها المالي في نهاية العام كما توضح عوامل الضعف والقوة في نشاطها. ويمكن، من فحص الحسابات الختامية وتدقيقها في أي منشأة، الوقوف على أوضاعها وإجراء التحليل المالي لنشاطها.
تتألف الحسابات الختامية في المنشأة حسب تسلسل إعدادها من الحسابات الآتية: حساب التشغيل، حساب المتاجرة، وحساب الأرباح والخسائر.
إن الهدف الأساسي لبرنامج " بي إم إس " للمحاسبة المالية ، هو إعداد التقارير المالية. بغرض إيضاح المركز المالي وربحية الشركة في تاريخ محدد، وتوفير معلومات مالية مفيدة، لمستخدمي القوائم المالية، سواء من داخل المنشأة أو خارجها.
وتمثل القوائم المالية للمنشأة عرضاً هيكلياً ذا طابع مالي لمركزها المالي وما أنجزته من معاملات ، ويهدف برنامج " بي إم إس " للقوائم المالية ذات الأغراض العامة إلى توفير المعلومات عن المركز المالي ونتائج النشاط والتدفقات النقدية التي تفيد قطاعا عريضا من مستخدمي القوائم المالية فى اتخاذ القرار
كيف تقوم بانشاء القوائم الختامية على برنامج " بي إم إس ":
أولاً : لابد أن تقوم بتعريف المعادلات الخاصة بالقائمة في دليل الحسابات الخاص بالبرنامج :
1.قيود الاقفال تكون للحسابات المؤقتة (الايرادات والمصروفات التى تخص نتيجة النشاط التشغيلي عن الفترة المالية لشركة ونتيجتها صافي الربح وبالتالى لانحتاج لان تبقي بدفاتر تختفى عن طريق قيود الاقفال
-اما الدائمة كالاصول والالتزامات وحقوق الملكية فهى حسابات تراكمية من بداية تأسيس المشروع حتى لحظة اعداد الميزانية وتظل حتى تظهر عليها تراكمات الاخرى
2.نقوم بعمل قيود الاقفال لحسابات الايرادات والمصروفات حيث يتم تحويل حسابات الايرادات الدائنة الى الجانب المدين والمدينة الى الجانب الدائن
-من ح/ملخص الدخل الى مذكورين
ح/ المشتريات -مرددوات ومسموحات المبيعات - الخصم المسموح به - الاهلاكات - نور ومياه -بضاعة اول المدة .
من مذكوريين ح/المبيعات - مردودات مشتريات -خصم مكتسب ح/بضاعة اخر المدة والى ح/ملخص الدخل .
3.مقابلة الجانب الدائن والمدين في ح/ملخص الدخل ونتيجة صافي ربح او خسارة .
4.يتم قفل ح ملخص الدخل في حساب راس المال في حال الزيادة من ح/ملخص الدخل الى ح/راس المال والعكس صحيح في حال تخفيض .
5.يتم قفل المسحوبات-في راس المال- وهى تخفيض لراس المال –
من ح/راس المال الى ح/المسحوبات .
بالنسبة لاعداد الميزانية يتم ترحيل الحسابات الدائمة من ميزان المراجعه الى الميزانية ..
القوائم المالية والحسابات الختامية في المنشآت التجارية :
يعتبر التلخيص في ميزان المراجعة الخطوة الأخيرة في عملية تسجيل العمليات المالية . ويتطلب توصيل المعلومات المالية إلى المستفيدين إعداد القوائم المالية والتي تعتبر أهم مخرجات المحاسبة ولها أهمية كبيرة لدى متخذي القرار داخل و خارج المنشأة .وتنقسم هذه القوائم إلى :
أولا: القوائم المالية وتشتمل على :
1.قائمة الدخل
2.قائمة المركز المالي
ثانيا :الحسابات الختامية :
1.حساب المتاجرة
2. حساب الأرباح والخسائر
أولا: القوائم المالية :
1. قائمة الدخل : عبارة عن تقرير أو قائمة تظهر نتيجة أعمال المنشأة خلال فترة زمنية معينة وتعد في صورة تقرير من جانب واحد ، وتحتوي على المصطلحات ( المعادلات )التالية :
1. صافي المبيعات = إيرادا المبيعات – ( مردودات المبيعات + مسموحات المبيعات
2. صافي المشتريات = المشتريات – ( مردودات المشتريات + مسموحات المشتريات + الخصم المكتسب )
3. تكلفة المشتريات = صافي المشتريات + مصاريف المشتريات ( م.نقل المشتريات+مصاريف رسوم جمركية + عمولة وكلاء شراء+ مصاريف التأمين على المشتريات )
4. تكلفة البضاعة المباعة ( المبيعات ) = بضاعة أول المدة + تكلفة المشتريات - بضاعة آخر المدة .
5. مجمل الربح (أو الخسارة ) = صافي المبيعات – تكلفة المبيعات .
اعداد القوائم المالية وعرضها وفقا لمعايير المحاسبة
تساعد في إظهار نتائج استخدام الإدارة للموارد المتاحه لها.ولتحقيق هذا الهدف فإن القوائم المالية تعطي بيانات عن الآتي :-
( أ ) الأصول
( ب) الالتزامات
( ج) حقوق الملكية
( د) الإيرادات والمصروفات متضمنة الأرباح والخسائر و
( هـ) التغيرات الأخرى فى حقوق الملكية
( و) التدفقات النقدية
وتساعد هذه المعلومات مستخدمى القوائم المالية في التنبؤ بالتدفقات النقدية المستقبلية للمنشأة وخاصة توقيت واحتمالية توليد هذه التدفقات النقدية.ومن أجل تحقيق هذا الهدف، حدد معيار المحاسبة المصري رقم 1 "عرض القوائم المالية" الاعتبارات العامة لعرض القوائم المالية كما قدم إيضاحاً لهيكلها والحد الأدنى لمكونات القوائم المالية المطلوبة وأورد المعيار في الدليل التوضيحي المرفق له مكونات القوائم المالية و الحد الأدنى لمتطلبات الإفصاح فى صلب الميزانية و قائمة الدخل ، و كذلك فى عرض قائمة التغيرات فى حقوق الملكية .