يعمل نظام " بي إم إس " المحاسبي باللغة العربية إلى جانب اللغة الأنجليزية على قواعد بيانات مايكروسوفت مع إمكانية إدخال البيانات المطلوبة بحيث يقوم النظام بأداء العمليات المحاسبية اليومية مما يمكن المستثمرين واصحاب الشركات من استخدام النظام والعمل علي تنظيم العمل والحصول على نتائج عالية الدقة من عمليات تسجيل الحركة اليومية،
كما يوفر نظام " بي إم إس " للمحاسبين المختصين خدمة توفير وقتهم فى التدقيق وتجهيز الكشوف والتقارير المحاسبية، ويوفر لهم وسائل التحليل والمقارنة لإعطاء أكبر قدر من المعلومات من أقل كم من البيانات المسجلة فى أقل وقت ممكن.
بإمكانك مع نظام "بي إم إس " المحاسبي التعامل مع مختلف أنواع الحركات اليومية المحاسبية للمنشآت المختلفة سواء كانت صناعية أو تجارية أو خدمية أوحسابية ، حيث يمكن لمستخدم البرنامج أن يتعامل مع الوظائف التى تعتمد عليها المنشأة وترك الوظائف الأخرى التى لا يحتاجها دون أن تتأثر الفعالية العامة للنظام،
1-تأثير استخدام الحاسب الآلى على أهداف النظام المحاسبي :-
يهدف النظام المحاسبي في برنامج " بي إم إس " إلى تحقيق بعض الأغراض منها:
أ- توفير معلومات عن طبيعة وأوجه نشاط المنشأة وعن نتائج أعمالها ومركزها المالي خلال فترة زمنية معينة هي السنة المالية .
ب- توفير معلومات تفيد الإدارة في اتخاذ القرارات والتخطيط والرقابة.
ت- توفير معلومات تساعد في حماية أموال المنشأة وحماية أصولها والرقابة عليها.
إن استخدام الحاسوب يحدث تغيرات في إجراءات التسجيل ومعالجة البيانات الا ان هذا لا يغير من أهداف النظام المحاسبي. إن استخدام الحاسوب يؤدي إلى زيادة فعالية النظام في تحقيق أهدافه، حيث استخدامه يؤدي إلى تقليل فرص ارتكاب الخطأ والغش في البيانات حيث يتم تشغيل هذه البيانات داخل الجهاز وطبقاً لبرامج محددة معدة مسبقاً. حيث أن استخدام الحاسوب يؤثر على درجة كفاءة النظام ولكن دون إن يؤثر على طبيعة هذه الأهداف.
2.تأثير استخدام الحاسوب على مقومات النظام المحاسبي:
يقوم النظام المحاسبي على مجموعة من المقومات والتي من أهمها:
أ- الوثائق والمستندات: وتشمل المستندات التي تحوي بيانات عن العمليات المالية بين المنشأة والأطراف الخارجية.
ب- الدفاتر والسجلات: وتشمل دفتر او دفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ حيث يتم التسجيل في هذه الدفاتر من واقع البيانات المدونة في الوثائق.
ت- دليل الحسابات: ويمثل اسماء وارقام الحاسبات مصنفه في شكل مجموعات تمثل الاصول والخصوم وحقوق الملكية والايرادات والمصروفات.
ث- القوائم المالية والتقارير الاخرى: وتمثل قائمة نتيجة الاعمال وقائمة المركز المالي.
أثر استخدام الحاسب الآلى علي عناصر النظام المحاسبى:
لقد ترتب علي استخدام الحاسب الآلي في مجال المحاسبة تغييراً في معظم عناصر النظام المحاسبي علي النحو التالي :ـ
1] ــ المستندات والدورة المستندية :
أخذت المستندات شكل بطاقات ذات أحجام وأشكال معينة حتى يسهل إدخال ما بها من بيانات إلي الكمبيوتر كما حدث تغيراً في مسار الدورات المستندية حيث يتم استخدام المستندات في التسجيل في دفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ في أن واحد أو في دفاتر الأستاذ قبل دفاتر اليومية وهذا يعني اختصار في الدورة المستندية .
2] ــ الدفاتر والسجـلات :
من ناحية تصميم الدفاتر والسجلات لقد تم الاستغناء عن معظم الدفاتر والسجلات وأصبحت داخل الكمبيوتر في شكل ملفات ، كما تغيرت وسائل حفظ البيانات والمعلومات فقد تطلب الأمر استخدام الحاسبات الإلكترونية أن تكون صفحات هذه الدفاتر والسجلات في شكل ملفات داخل الكمبيوتر بحيث تحتوي علي أعمدة أو خانات متتالية لإثبات القيم المدينة والدائنة والرصيد بدلاً من أن تأخذ شكل حرف [ t ] كما هو الوضع في النظام اليدوي .
3 ــ القوائم والتقارير :
بخصوص القوائم المالية والتقارير نجد أن معظم المستويات الإدارية تعتبر مخرجات الحاسبات الإلكترونية بمثابة قوائم وتقارير يمكن الاستعانة بها في اتخاذ القرارات الإدارية كما تعترف بها بعض الجهات الخارجية مثل البنوك كأساس للمحاسبة والمناقشة ، ومن ناحية أخري فقد أثر استخدام تلك الوسائل علي دورية التقارير إذ أصبحت تعد علي فترات متقاربة وهذا ساعد الإدارة في حل المشاكل الإدارية بسرعة وفي الوقت المناسب .
4 ــ دليل الحسابات :
تأثر دليل الحسابات باستخدام الوسائل الإلكترونية إذ يحتوي علي كود لكافة الحسابات حيث تستخدم طريقة الرموز بدلاً من الأسماء الإنشائية الوصفية.
5- التحليل المالى والقوائم المالية :
يوفر نظام " بي إم إس " وظيفة (التحليل المالى) لإستخدامها بشكل إختيارى، مما يمكن المحاسبين بشكل سهل ومرن من بناء علاقات التحليل المالى ومؤشرات تقييم الآداء مثل (نسب المديونية) و(نسب السيولة) و(نسب الربحية) وغيرها من نسب الوضع المالى أو الإدارة المالية وهذا يتوافق مع كل منشأة لإعطاء صورة دقيقة وعملية عن الوضع المالى فى أى لحظة ، حيث من الممكن إنشاء علاقات التحليل المالى (الأفقية والرأسية) ضمن السنة الواحدة لفترات مختلفة من الأشهر أو سنوات متعددة
6-التصنيع :
يقوم النظام بخدمة التصنيع أو التجميع أو التفكيك بشكل متكامل من خلال وظائف (التصنيع الداخلى / التصنيع لدى الغير / التصنيع للغير) سواء كانت عملية التصنيع من مرحلة واحدة أو أكثر، وسواء كانت المواد الناتجة مآدة واحدة أو أكثر (مواد ناتجة رئيسية وثانوية)، مع إمكانية تعريف تركيبة المواد المصنعة من المواد الأولية لتسهيل التسجيل التلقائى فى إخراج المواد الأولية وإدخال المواد المصنعة من وإلى المخازن ومعرفة الكلفة قبل القيام بالتصنيع كما يمكن ربط التصنيع بنماذج تكاليف معيارية ومعرفة الإنحرافات بين المعيارى والفعلى.
7.مراكز التكلفة والربحية :
يقدم نظام " بي إم إس " إمكانية التعامل مع مراكزالتكلفة (تكلفة وربحية) غير محدودة العدد ، مثل :(الأقسام أو خطوط الإنتاج المختلفة أو الأصناف - صنف واحد أو مجموعة من الأصناف - أو غيرها من المعاملات الإدارية المختلفة)،
تتأثر حسابات هذه المراكز بشكل تلقائى من مستندات الحركة اليومية ويمكن متابعة كشوف حساباتها التفصيلية، وكشوف الأرباح والخسائر (كشف أرباح وخسائر كلى - كشف تشغيل - كشف متاجرة - كشف صافى الربح والخسارة) الخاصة بها بشكل مستقل وضمن كشوف الأرباح والخسائر الكلية.
مُميّزات النّظام المُحاسبيّ في برنامج " بي إم إس " :
يتميّز النّظام المُحاسبيّ في أغلب المُنشآت الإداريّة، والصناعيّة، والتجاريّة بالمُميّزات الآتية:
1.مُرونة العمليّات الماليّة: هي من أفضل المُميّزات الخاصّة في النّظام المُحاسبيّ؛ إذ يعتمد على تقديم مجموعةٍ من الوسائل التي تُساعد الإدارة في تنفيذ العمليّات الماليّة دون حصول أيّ تعقيدات أثناء العمل؛ وخصوصاً عند استخدام النّظام المُحاسبيّ المُعتمِد على الحاسوب، والذي يُساهم في الحصول على النّتائج الماليّة بطريقةٍ سريعة.
2. إحصاءات الأعمال: هي عبارة عن مجموعةٍ من النّتائج الرقميّة للعمليّات المُحاسبيّة والماليّة، والتي يُوفّرها النّظام المُحاسبيّ ضمن بيئة العمل، ممّا يُساعد المُدراء والمَسؤولين عن العمل في المُؤسّسة في اتّخاذ القرارات المُناسبة وتطبيق الإجراءات التي تُساعد على تدارك الأخطاء، والعمل على تصحيحها في حال حدوثها.
3. هيكليّة البيانات: هي من الوسائل والطُّرق الحديثة التي تُستخدَم في جمع البيانات المُتشابهة معاً وفقاً لأسمائها، أو أرقامها، أو أيّ تصنيفاتٍ أُخرى يستخدمها النّظام المُحاسبيّ في المُؤسّسة، وتُساعد هيكليّة البيانات في سهولة الحصول على المعلومات المُحاسبيّة.