يعد برنامج مخازن "بي إم إس " من البرامج المميزة المحترفة حيث انه يخدم الشركات والمؤسسات التجارية والصناعية و يتابـع المخزون و المستودعات و يعطي الإدارة إمكانية متابعة العمل متعدد الأنشطة والفروع بسهولة.
برنامج "بي إم إس " للمستودعات ومراقبة المخازن برنامج مميز وسهل يمكنك الاعتماد عليه
مع برنامج "بي إم إس " لمراقبة المخازن يمكنك بناء وتكوين ملف أكواد الأصناف المخزنية المقسمة الي أكواد ومجموعات وتقسيم مخازن الشركة الى مخزن لكل فرع من الفروع البيعية أو المحلات طبقاً لنوع نشاط الشركة مع تعريف أنواع الحركات المخزنية من إضافة او صرف او تحويل بين المخازن و هذا من خلال تحويلات الفرع الرئيسى(HQ) الى جميع المحلات أو الفروع سواء بطريقة التحويل المباشر أو عن اي طريقة اخرى .
كما يمكنك مع برنامج "بي إم إس " عمل المتابعة والمراقبة المالية لحركة المخزون وقيمة رصيد المخازن الرئيسية والفرعية الناتجة عن حركة البيع من خلال برنامج "بي إم إس " للبيع بالتجزئة وذلك بشكل يدوى أو عن طريق الباركود.
ماهو مراقبة المخزون:
هو الاشراف على المخزون و تحديد الحد الادنى و الاقصى من المخزون وكذلك حد الطلب من السلع الموجودة فى المخزون لضمان عدم توقف حركة الانتاج بسبب انتهاء المخزون.
انواع المخزون و تقسيماته :
لا يشترط احتواء المخازن على المواد الخام المستخدمة فى التصنيع فقط و لكن يمكن ان يكون المخزن يحتوى على :
1.مواد خام للتصنيع خاصة فى الشركات الصناعية و يكون هو النسبة العظمى من المخزون التى قد تتعدى 90% .
2.سلع غير كاملة الصنع و تكون فى مرحلة التصنيع و تترك فى المخزن .
3.مواد كاملة و منتهية الصنع و هى المواد المنتج النهائى للشركة .
4.مواد ادارية و هى المواد التى تستخدمها الشركة لمهامها الخاصة مثل الاوراق و الاحبار و غيرها من المواد .
الدورة المستندية للمخازن
تعتمد المخازن بجميع أنواعها في عملها على عدة عمليات أساسية وإجراءات متبعة وهي:-
1- عملية الفحص والاستلام.
2- عملية التسجيل.
3- عملية التخزين.
4- عملية الصرف.
أولاً: الفحص والاستلام.
يقوم أمين المخزن باستلام المواد والأصول من عدة محاور مختلفة وهي:.
1. من خلال طلبات الشراء المحلية.
2. من خلال التحويلات والمرتجعات من مخازن اخرى.
أ. وفي جميع هذه الحالات يقوم بفحص المواد ومطابقة الكميات والأسعار بما هو وارد في طلبات الشراء أو فواتير المورد.
ب. يتم الفحص بواسطة أمين المخزن حسب المواصفات المطلوبة ومطابقة الوارد مع الباكنج ليست من حيث المواصفات والكميات المطلوبة وعدم وجود كسر أو شرخ أو أية أضرار للمواد الواردة.
ثانيا: التسجيل
يقوم أمين المخزن بتسجيل العملية على السيستم و يتم إرسالهم للإدارة المالية حيث تتم المطابقة والتسعير بواسطة قسم مراقبة المخازن مع فواتير المورد وطلبات الشراء ثم يرسل الأصل مع الفواتير وطلبات الشراء وطلبات المواد لقسم الحسابات لمتابعة إجراءات الصرف وهذا من خلال سيستم "بى إم إس "
المواد والأصول في كرت الصنف الذي انشائه البرنامج والذى يحتوي على جميع البيانات الخاصة بتوريد هذا الصنف وسعره وكمياته وكود المخزن الخاص به.
ثالثا: التخزين
وهي العملية التالية بعد الفحص والاستلام المخزني حيث يقوم أمين المخزن بترتيب المواد الخاصة بالمخزن بطريقة منظمة لتسهيل عمليات الاستلام والصرف اليومية للمواد مع عدم تداخل الأصناف مع بعضها خاصة المتشابهة منها ومع مراعاة تسجيلها على السيستم بطريقة تقسيم مناطق التخزين لسهولة الاسترجاع والجرد للاصناف بسهولة.
رابعا: عملية الصرف
يقوم أمين المخزن بتسجيل كافة حركات الصرف على البرنامج يومياً حسب احتياجات السوق
ويتم طباعة فاتورة الصرف ويتم عمل دورة مستندية كاملة من بداية حركة الاضافة الى الصرف ويتم تسجيل البرنامج تلقائيا فى الحسابات و المخازن و فى حساب العميل او المورد
مميزات برنامج "بي إم إس " لمراقبة المخازن عن غيره من البرامج:
1.ربط المخازن والفروع أون لاين بدون الحاجه الى Static IP مما يجعل برنامج "بي إم إس " اسرع وأفضل من معظم البرامج المحاسبية
2.الحركات من المخزن واليه تحدث تلقائيا بدون الحاجه الى أعادة ترحيل أو تدخل بشرى .
3.يمكنك مع برنامج "بي إم إس " ربط كل مخزن مع فرع او عدة فروع او مستخدم أو صنف واحد .
4.يمكنك مع برنامج "بي إم إس " تغيير الأسعــار لكل الأصنـــاف أو عدة أصنـــاف أو نوع صنف معيــن وفى وقت قياسى
5.يمكنك ايضا تقييم المخزون بنظام المتوسط الحسابى وهذا يجعلة اكثر دقــــة فى تقيمم المخازن
6.أمكانية الجرد المستمر للأصناف و مقارنتها بالأرصدة الفعلية و الأطلاع على تقرير بالفروق برصيد كل صنف عن طريق قارى الباركود.
7.يمكنك مع برنامج "بي إم إس " عمل تقارير عن أعادة حد الطلب وصلاحيــة الأصنــاف ……الخ
8.يمكنك ايضا إنشـاء ملف كامل للأصناف يحتوي على جميع البيانات التفصيلية مع إمكانية ربطها بالمخازن كلها أو مخزن معين.
9.يمكنك ايضا عمل طرق متعددة لتكويد الأصناف ( يدوي – هيكل مجموعات – هيكل أصناف ……..).
10.يمكنك مع برنامج "بي إم إس " تقسيم الأصناف إلى أي مستوى من المجموعات حسب نشاط الشركة.
11.يمكنك إعادة تقييم للمخزون.
12.القدرة على تعريف جميع أنواع الحركات المستخدمة في المخازن بالمسميات المختلفة.
13.تعريف أكثر من وحدة قياس وإمكانية عمل التحويل من وحدة إلى أخرى.
14.مراقبة حركة المخزن ومراجعتها قبل الترصيد.
15.تنفيذ الجرد المخزني على أكثر من مستوى سواء على مستوى المخزن أو على مجموعة مخزنية أو على مستوى الصنف نفسه
ومعالجة الفرق سواء بالزيادة أو النقصان.
16.يمكنك مع برنامج "بي إم إس " ترحيل الجرد مع إتاحة إلغاء الترحيل.