الجرد الدوري والجرد المستمر

سياسة الجرد من المسائل الهامة فى الانظمة المحاسبية للشركات و هذه السياسة تحدد شكل النظام المحاسبى ويعمل برنامج " بي إم إس " علي تقييم ورصد المخزون فهو يعد من أفضل البرامج لجرد المخازن وكما نعلم يوجد طريقتين للجرد هما:

الجرد الدوري والجرد المستمروتختلف طريقة اثبات قيود المشتريات و المبيعات بناءا على طريقة الجرد المستخدمة
و سوف نعرض نبذة مختصرة عن طريقة الجرد المستمر و الجرد الدورى مع ايضاح الفرق بينهما
اولا الجرد الدورى:

هو نظام يقوم على جرد فعلي للمخزون حيث لا يوجد مكان لتكلفة المبيعات ولا يمكن حسابها إلا بعدالأنتهاء من الجرد الفعلي والمادي للمخزون في نهاية العام
وفى هذا النظام يكون هناك حساب لصافي المشتريات و يكون حساب المشتريات هو الطرف المدين فى قيد المشتريات ولا يوجد حساب مخزون فى شجرة الحسابات

و يتم جرد المخزن فى نهاية الفترة المحاسبية و تقييم مخزون اخر المدة طبقا للطريقة المناسبة
ثم يتم حساب تكلفة البضاعة المباعة عن طريق بضاعة اول المدة مضافا اليها قيمة المشتريات
و يتم طرح بضاعة آخر المدة ليكون الناتج هو تكلفة البضاعة المباعة

ملحوظه: ليس هناك وجود لحساب بإسم تكلفة المبيعات خلال العام وليس هناك قيود تخص المخزون سوى مخزون اول المده كرصيد إفتتاحي من قيد افتتاحي بداية العام

ثانيا الجرد المستمر:

هو حساب تكلفة المبيعات أو تكلفة البضاعة المباعه فهو موجود طول الوقت حيث يتم عمل قيود طول الوقت بداية بالقيد الإفتتاحي وصولا لإضافة المشتريات للمخزون وخصم المبيعات وهناك طريقتين وهما أن يتم اختزال قيد المشتريات وإستبدالة بقيد وح/ المخزون بحيث تتم كل المعاملات على حساب المخزون بحيث يتم خصم المبيعات من المخزون مباشرة

وإضافة مردودات المبيعات للمخزون وإضافة المشتريات وخصم مردودات المشتريات من المخزون أو توسط حساب المخزون بحيت يتم عملية الشراء والإضافة للمخزون عند كل عملية شراء وكذلك الحال بالنسبة للمبيعات مردودات المبيعات
فى هذا النظام
يكون هناك تعريف لحساب المخزون فى شجرة الحسابات و يكون تابع للاصول المتداولة و لا يكون هناك وجود لحساب المشتريات
و يكون الطرف المدين فى قيد المشتريات هو حساب المخزون كما يتم تعريف حساب تكلفة البضاعة المباعة
و عند حدوث واقعة البيع يتم عمل قيد تكلفة بعد عمل قيد المبيعات العادى

و يكون الطرف المدين فى قيد التكلفة هو حساب تكلفة البضاعة المباعة و الطرف الدائن هو المخزون
و يكون هذا القيد بقيمة التكلفة طبقا لنظام المتوسط او الوارد اولا يصرف اولا او الوارد اخيرا يصرف اولا طبقا للنظام المتبع فى المنشاة

جرد المخزون: في برنامج " بي إم إس " :

يقتضي النظام السليم لتنظيم وإدارة المخازن، الإحتفاظ بسجلين لكل نوع من المواد على النحو التالي:
- بطاقة الصنف (كارت الصنف) : ويحتفظ بها لدى أمين المخازن، ويتم التسجيل بها على أساس الكميات فقط.
- حساب الصنف (كارت الصنف كميه و قيمه) : يحتفظ بها لدى قسم المحاسبة، ويتم التسجيل بها على أساس القيم والكميات.
ومن مقارنة أرصدة الكميات في البطاقتين، يمكن تحديد الرصيد الدفتري للمواد واكتشاف الأخطاء. إلا أن هذا الأسلوب لا يحقق الرقابة الفعالة على المخزون، لذا لا بد من الجرد الفعلي (العد الفعلي لكميات المواد الموجودة في المخازن)، ومن ثم مقارنة الرصيد الدفتري بالرصيد الفعلي.

تعريف طريقة الجرد المستمر:
—————————-
هي طريقة يتم من خلالها امساك دفتر جرد أو كارت الصنف لكل صنف من الأصناف بالمخازن بحيث يتم تتبع حركة الصنف من المواد الخام او نصف المصنعه او تامه الصنع

الجرد المستمر يتم بصفة لا تدع هناك مجال للخطأ حيث يكون فيه الرصيد متحرك من الصنف يتم إضافة البضاعة الوارده إلى المخازن إلى الرصيد الإفتتاحي في بداية العام ثم يتم خصم ما تم بيعه او تحويله للأقسام الأخرى بالمصنع او المنشأه
مزايا الجرد المستمرفي برنامج " بي إم إس " :

1. تكلفة المبيعات سهل حسابها ولا تحتاج لوقت كبير وتكون ادق من الجرد الدوري حيث انه لسنا بحاجه لعمل جرد فوري لحساب المخزون وهي ادق
2.سهلة التتبع والرقابة للمخزون حيث انه بسهولة يمكننا معرفة الرصيد الحالي كمية وقيمة للجرد الموجود في حيازة وملكية الشركة بعكس الجرد الدوري الذي لا يتسم بالدقة

3.الجرد المستمر يمكن المنشأه من الحفاظ على اصولها المتمثلة في المخزون والذي يمثل أكثر من 70% من إجمالي بعض الشركات كما في شركات الجملة وشركات التوزيع والشركات الصناعية بعكس الجرد الدوري الذي يسهل معه الأختلاسات والسرقات
4.الجرد المستمر يجنب الشركة أخطاء التسجيل حيث انه سجل تتابعي يعلن دوماً عن رصيد متحرك بتسجيل العمليات بشكل يومي ولا يوجد تراكم او اخطاء ولا يحتاج الى وقف سير العمل لحصر المخزون وتقييمه

5.الجرد المستمر يحدد وبدقة كمية وقيمة المخزون ويسهل ايضاً تحديد الراكد منه والبضائع الإكسيبر التالفة بعكس الجرد الدوري الذي لا يكشف تلك المشكلات سوى حين الجرد وكل فتره وليس بصفة مستمره

6.الجرد المستمر يجنب الشركة الكثير من الوقت والجهد والتكلفة والوقت الضائع .
7. الجرد المستمر يسهل معه تحديد مكان تواجد القطعه او المخزون وكذلك حالته حيث يكون هناك ملاحظات تدون بصفة دورية
8.الجرد المستمر يسهل فيه الحصول على خصومات حماية السعر من الموردين والمستودرين حيث بسهوله يمكن تحديد المخزون الباقي وكمية الخصم المستحقة في حالة تنزيل الأسعار كما يحدث في شركات الكمبيوتر

9.الجرد المستمر يسهل معه تحديد المورد ووقت الشراء وذلك بغرض الحصول على الضمان ومن اجل سياسة الأرتجاع للبضاعه التالفة والمشتراه
10.الجرد المستمر يراقب بصفة مستمره حركة المخزون ومعدلات السحب ويمكن معه وبسهولة تحديد معدلات دوران المخزون وكل النسب المالية
أولاً: العمليات الخاصة بالبضاعة في ظل نظام الجرد الدوري:

تقوم المنشآت التي تتبع نظام الجرد الدورى بإجراء جرد فعلي للمخازن في نهاية كل فترة محاسبية وذلك لتحديد كمية المخزون السلعي الموجود في المخازن في نهاية هذه الفترة ولذا فالمنشآت التي تتبع هذا النظام لا تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات مستمرة وتفصيلية عن المخزون، حيث تقوم هذه المنشآت بتحديد تكلفة البضاعة المباعة في نهاية الفترة المحاسبية فقط، ويتم ذلك عن طريق تحديد قيمة المخزون السلعي في بداية الفترة المحاسبية ثم إضافة قيمة ما تم شراؤه خلال الفترة المحاسبية على أن يخصم من مجموعهما قيمة ما تبقى من مخزون في نهاية الفترة.

وعلى الرغم من أن هذا النظام يتميز بسهولة التطبيق العملي وانخفاض تكلفة تطبيقه بالنسبة للمنشأة، إلا أنه يؤخذ عليه أنه لا يمكن للإدارة من الحصول على معلومات عن تكلفة البضاعة المباعة إلا في نهاية الفترة المحاسبية فقط بعد إجراء الجرد الفعلي للمخازن.

وفيما يلي نتناول المعالجة المحاسبية للعمليات الخاصة بالبضاعة في ظل اتباع نظام الجرد الدورى :

1.عمليات الشراء:

يتطلب نظام الجرد الدوري عندما تقوم المنشأة بعملية شراء بضاعة جعل
ح/ المشتريات مدين وح/ الخزينة أو البنك أو الدائنون دائناً حسب طريقة الشراء.

وتجدر الإشارة إلى ح/ المشتريات يستخدم فقط للبضاعة التي يتم الحصول عليها بغرض إعادة بيعها، أما الأصول التي تحصل عليها المنشأة بغرض استخدامها فتسجل بجعل حساب الأصل الذي تم شراؤه مدينأ، بمعنى أنه عند شراء بضاعة يستخدم مصطلح ح/ المشتريات. أما عند شراء أي أصل آخر فيذكر اسم الأصل المشترى.