الدوره المستنديه للمبيعات :عباره عن مجموعة من المراحل التى تمر بها ادارة المبيعات فى الشركه وبالتعاون مع أقسام الحسابات والمخازن وتبدأ عموما من مرحلة استلام طلبات عروض اسعار العملاء يتسلمها قسم المبيعات وحتى اتمام عملية البيع والتوجيه المحاسبي.
مراحل الدوره المستنديه للمبيعات:
1) مرحلة استلام طلبات عروض الاسعار من العملاء:
و هذه المرحلة تبدأ من العميل من خلال التواصل مع قسم المبيعات فى الشركه حيث يطلب منهم تقديم عروض اسعار لمجموعة منتجات معينه بمواصفات معينه وقسم المبيعات يرد عليه فى الغالب بايميل رسمي يوضح فيه المنتجات بمواصفاتها وباسعارها
وبرنامج " بي إم إس " لادارة المخازن تلقائيا يعطى اولويات لتقديم العروض للعملاء بناءا على معايير معينه تحددها الشركة .
2) مرحلة تقديم عروض اسعار للعميل:
وهذه هى المرحله التانيه فى الدوره المستنديه للمبيعات
حيث يلزم ان يكون تصميم عرض السعر كويس وجذاب للعميل بصرف النظر عن المنتج المقدم, ويفضل ارساله بايميل للعميل وبمحتوى جيد
وتمر الدورة المستندية للمبيعات في برنامج " بي إم إس " بالاتي :
أولاً :- إصدار قسم المبيعات امر توريد أجل ويحدد به الكمية وسعر الوحدة والقيمة ويوضح به طريقة السداد
ثانياً:- تقوم إدارة المخازن بعمل إذن صرف بالأصناف الموضحة بأمر التوريد السابق الاشارة إليه بالبند الاول
ثالثاً:- تقوم الإدارة المالية بعمل فاتورة العميل وذلك بأخذ الكميات من إذون الصرف المنصرفة والاسعار من امر التوريد المرسل من ادارة المبيعات . ويتم تسليم اصل الفاتورة للعميل والصورة الاولى للقيد المحاسبى والصورة الثانية فى سريال الفواتير .
وبالتالى يتم اثبات مديونية العميل عن طريق القيد التالى
من حـــ/ العملاء
الى حــ/ المبيعات
الى حـــ/ ضريبة المبيعات
رابعاً:- عند السداد من العميل بشيك يتم استلام شيك اجل وبناء عليه نقوم بعرض دورة الشيك:
1.أوراق قبض طرف الحزينة
من حـ/ اوراق القبض الى حــ/ الخزينة
2.تقديم الشيك فى حافظة الايداع الى البنك (شيكات برسم التحصيل )
من حـ/ شيكات برسم التحصيل الى حــ/ اوراق القبض
3.تحصيل الشيك وإضافته الى الرصيد
من حــ/ البنك الى حــ/ العميل
فى حالة الارتداد يتم عمل القيد التالى
من حــ/ أوراق قبض مرتدة إلى حــ/ العملاء
فى حالة السداد نقداً
من حــ/ الخزينة إلى حــ/ العملاء
مميزات برنامج " بي إم إس " للمبيعات:
1. بناء قاعدة بيانات كاملة للعملاء و الموردين (بيانات شخصية، مالية، إدارية، ضريبية).
2.يمكنك البرنامج من التعامل بفاعلية مع كلاً من ( تصنيف العملاء أو الموردين – المندوبين – مناطق البيع – ...)
3.يمكنك البرنامج من متابعة الربط بين (عروض الأسعار وأوامر البيع أو الشراء وأذون الصرف أو الإضافة ) ومراقبة المطابقة بينهم.
4.يمكنك مع البرنامج عمل تقارير إجمالية و تفصيلية على مستوى كلا من (العميل أو المورد – المخزن – المندوب –الصنف – ... ).
5. تعريف أكثر من دفتر لعمل مسلسل للفواتير النقدية و الآجلة.
6.يمكنك البرنامج من عمل عدد لا نهائي من أسماء العملاء وتصنيفات العملاء.
7. تسجيل الإجراءات الإدارية كأوامر البيع وعروض الأسعار – إصدار فواتير.