برنامج " بي إم إس " لحسابات الأجور والمرتبات هو برنامج الرواتب الافضل علي الاطلاق فى إدارة الأجور والمرتبات من خلال تطبيقات الموارد البشرية وذلك يعود للإعتماد في بناء برنامج " بي إم إس " لحسابات الأجور والمرتبات على اعداد الرواتب بتجهيز الموارد البشرية بالبيانات الاساسية اللازمة و المرتبطة برواتب الموظفين داخل المؤسسة لمتابعة العمل على النظام و طبقا للهيكل الادارى كما يتسم البرنامج بالشمولية والمرونة مما يجعله افضل برنامج رواتب لحسابات الرواتب والاجور.
كما يعمل برنامج " بي إم إس " علي اعداد الهيكل الاداري لحساب الرواتب و منها “هيكل المرتبات , معالجة مسير الرواتب , نوع البدل , نوع الاقتطاع” و التى تعتبر كمعلومات اساسية فى انشاء الرواتب و يتم تعيينها طبقا لكل موظف و طبيعة علاقته بالشركة
يعمل برنامج " بي إم إس " علي ادخال البيانات بشكل يومي ومواعيد الحضور والانصراف وايضا الاجازات والغيابات والعمل الاضافي ان وجد والماموريات ايضا ثم بعد ذلك يتم ادراج الناتج من هذه العملية في مجمع شهري عن طريق بعض المعادلات ليصبح في نهاية الشهر لديك موقف كل موظف من ايام عمل وساعات عمل اضافية واجازات من الرصيد السنوي والغيابات التي تخصم من الراتب والماموريات والبدلات عن هذه الماموريات .
تعريف الأجور و الرواتب:
المرتب:- هو ما يحصل عليه الموظف ويصرف له شهرياً.
الأجر:- هو ما يحصل عليه العامل ويصرف له يومياً أو أسبوعياً.
وتمثل كلا من الأجور والمرتبات تعويضا نقدياً مباشراً يحصل عليه الفرد لقاء مساهمته التي يقدمها للمنظمة التي يعمل بها , فهما متشابهان من حيث المضمون ويختلفان من حيث الاستخدام فالشائع في الرواتب تطلق على شاغلي الأعمال المكتبية و الإدارية ، بحيث يتم الدفع لهم على أساس الزمن ويسمون بالموظفين ,
أما الأجر فهو يطلق على التعويض النقدي الذي يدفع لشاغلي الأعمال الصناعية و الإنتاجية , حيث تدفع تعويضاتهم على أساس كمية الإنتاج أو على أساس الزمن أو على أساسهما معاً.
أهمية الأجور:
تحظى الأجور بأهمية كبيرة من عدة أطراف في المجتمع حيث يمثل الأجر أو المرتب :
للفرد المصدر الرئيسي للدخل , الأجر عامل جذب للكفاءات المناسبة للعمل.
الأجر عامل لإبقاء أفضل الكفاءات العاملة.
الأجر هو مقابل للموظف عن أداء عمله وتحقيق العدالة بين العاملين.
وهنالك الشركات أو المنشات الهادفة للربح ويمثل الأجر لها عنصرا أساسيا من عناصر التكلفة و بالتالي فهي تسعى لإبقائه على ما هو دون زيادة لأنه بزيادته سيؤثر سلبا على إرباح الشركة لزيادة التكاليف , ومن المهتمين أيضا بالرواتب و الأجور الدولة فهو يشكل جزءا كبيرا من مجموع النفقات و أي زيادة في النفقات من الضروري أن تواجه من حلال الزيادة في الإيرادات.
أنواع الأجور:
1) الأجر الزمني:- ويحتسب من خلال وحدة الزمن.
2) الأجر الإنتاجي:- و يحتسب من خلال الوحدات الإنتاجية.
3) الأجر النقدي:- ويعبر عنه بما يستلمه من أجر نقدي ويعتمد ذلك على القوة الشرائية للوحدة النقدية
4) الأجر الأساسي:- ويقابله الأجر الإجمالي .
5) الأجر الكلي:- ويقابله الأجر الصافي والفرق بينهما أنواع الاستقطاعات كالضرائب.
6) الأجر الفردي:- ويقابله الأجر الجماعي , ويرتبط ذلك بطريقة حساب الأجور , فإذا كان إطارها الفرد فهو أجر فردي ، وإذا تجاوزته إلى جماعه فهو أجر جماعي.
دور إدارة الموارد البشرية و المدراء في الأجور و الرواتب:
ينصب دور الموارد البشرية في عمليات تصميم النظام و إدارته, وتقييم الوظائف ودراسة الأجور في الشركات الأخرى. أما المدراء فيقومون باقتراح فئات الأجر التي يمكن أن يبدأ بها العاملون الجدد , واقتراح زيادات الأجور و البدالات و العلاوات قبل إقراراها من الموارد البشرية , كما أنهم يقومون بتقديم معلومات لإدارة الموارد البشرية لكي تقوم بتقييم الوظائف.
مراحل إعداد نظام الأجور والرواتب :
تمر عملية نظام الأجور و الرواتب بعدد من المراحل الضرورية وهي :
1.تحديد الأهداف والاستراتيجيات.
2.مسح بيئة المنظمة.
3.تصميم نظام الأجور و الرواتب.
4.صيانة نظام الأجور و الرواتب.
هناك بيانات مهمة يجب ان تكون بكشف المرتبات في برنامج " بي إم إس " منها :
على سبيل المثال رقم الموظف - الدرجة الوظيفية - الاسم - الراتب الاساسي - البدلات والعلاواة - الراتب الاجمالي(ويشمل اجمالي الاساسي + العلاوات ) - الاستقطاعات - (تأمين وضرائب و السلف وجزاءات) - صافي المرتب (الاجمالي ناقصاً الاستقطاعات)
وتخضع البدلات والاستقطاعات للقوانين المنظمة للعمل في الدولة
التواقيع اللازمة هي : معد كشف الرواتب والمراجع والاعتماد من مدير المؤسسة او الشركة ويعتمد على حجم المؤسسة او الشركة فقد يتطلب الامر توقيع مدير المراجعة والمدير المالي في الشركات الكبيرة
المدخلات Inputs
ومن أهم المدخلات التي يرتكز عليها نظام الأجور والرواتب وتشمل على البيانات التالية التي يتم إدخالها عن طريق برنامج " بي إم إس " وهي:-
- رقم الموظف
- اسم الموظف
- الدرجة الوظيفية
- الراتب الأساسي
العمليات والأنشطة OPERATIONS
وهي الأنشطة والعمليات التشغيلية المتصلة بالتعامل مع البيانات وهذه العمليات تشمل :
- تجميع البيانات
- تصنيف وتحليل البيانات
- تداول وحفظ واسترجاع البيانات
المخرجات OUTPUTS
وهي تتمثل في مجموعة التقارير والإحصاءات التي تنتج عن عمليات الأجور والمرتبات وتشتمل على:-
- قوائم مرتبات
- قوائم بأسماء العاملين
- قوائم بتوزيع العاملين على الإدارات
ربط برنامج الأجور والمرتبات بدليل الحسابات:
فهو عامل مهم لعملية إستكمال بيانات الموظفين والهدف منه هو إختيار حساب المصروف المقابل من دليل الحسابات وذلك يقوم بتأثير على المرتبات الخاصة بالعاملين ويندرج تحت الإدارة المالية وأدارة التخطيط وشئون العاملين.كما يتاثر أيضا العاملين فى إدارات مشاركة أساسية فى تكلفة المنتج مثل إدارة التعبئة والتغليف والتشغيل والنقل وكذلك العاملين فى أدارات التوزيع مثل إدارة المبيعات إدارة التسويق وإدارة المعارض
.
مزايا برنامج " بي إم إس " :
1- يتميز برنامج " بي إم إس " بقوته وقدرته الفائقة على الاحتساب الآلي لجميع الاستحقاقات والخصميات الخاصة بالموظف سواء كانت ثابتة أو متغيرة وذلك حسب أيام العمل الفعلي في شهر الاحتساب.
2- برنامج " بي إم إس " يتيح للمستخدم امكانية إجراء الاحتساب الشهري لرواتب جميع الموظفين أو لمجموعة محددة منهم.
3- يمكنك برنامج " بي إم إس " من الترصيد الشهري الآلي لبنود الميزانية وذلك حسب احتساب الرواتب الشهري في نظام الرواتب والأجور.
4- امكانية ربط كل استحقاق أو خصم ببند الموازنة المناسب سواءً كان هذا الاستحقاق أو الخصم ثابتاً أو متغيراً.
5- امكانية تغيير عدد أيام العمل الفعلي لكل موظف وعلى مستوى كل استحقاق أو خصم.
6- إمكانية تقسيم الشهر إلى عدة فترات بواقع أكثر من راتب بشكل آلي وذلك حسب تواريخ كل من العلاوة الدورية، الترقية وتغير الحالة الاجتماعية.
7- معالجة الأثر المالي لجميع أنواع الاجازات مع مراعاة تواريخ المباشرة الفعلية من الاجازة.
8- امكانية صرف نسبة 25% من الراتب الأساسي بشكل آلي وذلك بالنسبة للموظفين المنتدبين من جهات خارجية.