يعتمد برنامج " بي إم إس " علي نظام ERP الذى يضمن تكامله لإعطاء مؤشرات أداء دقيقة وشاملة، إن نظام ERP أو Enterprise Resource Planning وهو يعنى بالعربية نظام تخطيط موارد المنظمة، ببساطة هو " نظام معلومات على كامل المنظمة يسهل تدفق المعلومات فيها وينسق كل الموارد والفعاليات داخلها ".
يعتبر نظام ERP أفضل وأنجح البرامج المستخدمة في النظام الإداري والمحاسبي لكبرى الشركات العالمية،
يساعد نظام الـ ERPالشركة على تحسين أداء العمليات لديها فيجعلها أكثر وثوقية وجودة وأقل كلفة، ويزيد من سرعة الاستجابة والقدرة على تحقيق الأهداف، فعند استخدام ERP تصبح المعلومات من كل الأنشطة داخل المنظمة متزامنة ومتوفرة بالزمن الحقيقي وبطريقة سهلة ودقيقة.
برنامج حسابات " بي إم إس " يعتمد علي برنامج ERP حيث انه برنامج كامل يضم كل حسابات الشركة او المصنع ويتناسب مع الشركات و المشاريع الكبيرة ويحتوى على مكونات صغيرة يتحكم فيها كل مستخدم حسب صلاحياته
لكن السؤال الذي يطرح نفسه بقوة هنا هو؛ ما هو برنامج ERP ؟
برنامج ERP هو اختصار للكلمة الإنجليزية Enterprise Resource Planning
وتعني ترجمتها الحرفية ” إدارة جميع موارد المؤسسة “، ويتيح هذا النظام المتكامل لكل شركة ومنظمة استخدام كافة التطبيقات التي تيسر عليها إدارة أعمالها ،ويحظى هذا النوع من نظام ادارة الشركات بثقة واعتماد مختلف الشركات والمؤسسات الشهيرة والكبيرة وحتى متعددة الجنسيات حول العالم لمزاياه المتعددة وكفاءته غير المسبوقة.
برنامج ERP هو نظام متكامل يغطى جميع الادارات (المالى - الموارد البشرية - خدمة العملاء - التصنيع ... الخ ) ولكن هذه الانظمة والادارات كلها مرتبطة مع بعضها فى قاعدة بيانات متكاملة.
بمعنى انك بدل من شراء برنامج مخازن من شركة و برنامج محاسبى من شركة اخرى يمكن شراء نظام متكامل من شركة واحدة .
ERP عبارة عن مفهوم للانظمة المتكاملة التى تغطى جميع الادارات فى نظام واحد مرتبط بعضه البعض .
ان برامج ال ERP يتم تصميمها و بيعها بالموديول(Module)
و هي تحقق الترابط بين اجزاءها من خلال قواعد البيانات. يفشل التطبيق اذا وجد أي خلل في هذا التكامل لذلك فإن أختبار البرامج في هذه الخاصيه عامل أساسي لنجاح البرامج و علي سبيل المثال لا الحصر : عند تسجيل فاتوره يقوم النظام بالتأثير علي الحسابات بقيد يوميه مركب حسب حالة الفاتوره (نقدي او أجل) شاملا خصومات او ضرائب ، فلو ان القيد الناتج من النظام به خطأ يصبح الهدف الأساسي من الترابط التام قد فشل و بالتالي ينتج عنه فشل المنظومه بالكامل.
هو عبارة عن برنامج لإدارة العمليات التجارية، والذي يسمح للمنظمة أو المؤسسة باستخدام نظام تطبيقات متكامل لإدارة أعمالها، وأتمتة العديد من الوظائف المكتبية الخلفية المتعلقة بالتكنولوجيا، والخدمات، والموارد البشرية، وعادةً ما يدمج نظام تخطيط موارد المؤسسات جميع الجوانب العملية في قاعدة بيانات واحدة، وتطبيقات معيّنة،
ERP system مع برنامج " بي إم إس " :
1.يساعدك على جمع كل المعلومات الخاصة بمؤسستك و يسمح للاشخاص الذين لديهم صلاحيات فى ذلك فى متابعة عمليات البيع الشراء و غيرها من العمليات .
2.ادارة الموارد البشرية للمؤسسة و التحكم فى مواعيد الحضور و الانصراف الخاصة بالموظفين وكذلك السلف و الخصومات و الرواتب و مواعيد صرفها .
3. تسهيل عملية الادارة و التخطيط حيث انها تعمل كنظام مترابط و موحد على عكس الانظمة القديمة التى كانت تعمل كل جزء على حدى .
4.تقليل تكاليف المؤسسة و تسريع عملية الحسابات بشكل ملحوظ بالاضافة الى السهولة فى التحكم .
5. زيادة الكفاءة والعمل على كشف الاخطاء بسرعة و اخذ قرارات مبنية على حسابات دقيقة .
6. يعمل كنظام موحد متكامل وتتصل فيما بينها كوحدة متكاملة في جميع أقسام وإدارات المؤسسة أو المنشأة.
•بعض أنظمة ERP بتقدم خاصية التنبؤ بالمبيعات.
•متابعة الطلبات بداية من أول قبول الطلب لحد تسليمه.
•متابعة الايرادات من أول الفواتير ومتابعة السداد لو بتبيع بالتقسيط كمان.
•متابعة المخزن والمبيعات والكميات المتوفرة في المخزن والكمية المتبقية بشكل لحظي.