تعتبر إدارة المشتريات ذات مكانة و أهمية كبيرة بالنسبة لجميع المؤسسات ،و تعرف بأنها إدارة عملية الشراء ،و كل ما يتعلق بها في المؤسسة أو المنظمة ،و من هنا يمكن لبرنامج " بي إم إس " مساعدة مدير المشتريات في مهامه
فالمشتريات تمثل الجزء الاكبر من التكلفة وبالتالي يمكنك مع برنامج "بي إم إس " المفاضلة بين اقل الاسعار واعلي جودة .اضافة الي معرفة اذا ما توافرت المواد الخام بصفة دائمة في المستودعات ام لا
حيث يساعدك برنامج "بي إم إس " في تحديد أسعار شراء للمشتريات على مستوى الصنف أو على مستوى المورد، وذلك عن طريق اعداد قوائم أسعار الموردين التي يدعمها البرنامج . كما يمكن إصدار عروض أسعار ليتم بناءاً عليها تحديد أسعار الشراء بفواتير المشتريات
من ناحية أخرى يدعم برنامج " بي إم إس " عدة أنظمة لخصومات الأصناف بمستندات المشتريات وذلك على مستوى كل مورد أو كل صنف آخذا في الاعتبار الادارة وفئة الصنف والتاريخ، وخلافه
ويمكن تعريف إدارة المشتريات :
بأنّها كافة الأنشطة والعمليات المُمارسة على عملية الشراء من قِبَل الإدارة، وتفرض سيطرتها على كلّ ما يتعلّق بهذا الشأن في المنشأة، ويحظى هذا النوع من الإدارت بأهميةٍ كبيرةٍ في المؤسّسة لذلك فإنّها بحاجةٍ ماسّةٍ للشدّة وإحكام السيطرة عليها، وبرنامج قوى يدعمها كما الحال في برنامج " بي إم إس "
يتمثل أحد الأدوار المهمة لمدير المشتريات في الحصول على خدمات أو منتجات عالية الجودة لتلبية احتياجات وأهداف الشركة، والحصول عليها بتكلفة مقبولة.
ويمكن أن يكون دور مدير المشتريات ذو تأثير إيجابي على كفاءة التكلفة الإجمالية وجودة الشراء وتحسين موارد الشركة.
حيث يعمل علي تحويل ومراقبة طلبات الشراء الى اوامر شراء وتنفيذ عملية الشراء المساندة طبقا لطلبات الشراء وطبقا للمواصفات المعتمدة وجدول التوريد ومراقبة مندوبى المبيعات فى كل خطوة يخطوها والتنسيق بين الادارات لتحديد وضع الحد الاعلى والادنى وحد الطلب فى ضوء معدلات الاستهلاك اليومى ومداومة البحث عن موردين جدد والمعرفة المستمرة بأحوال السوق والاسعار والخامات.
كما يسمح برنامج " بي إم إس " أيضاً بتعديل خصومات الموردين وإعادة حساب الخصومات وتحميل المورد بفرق الخصم الجديد وهو ما يسمى بالخصومات اللاحقة والتي تقوم بدورها بإعادة تكلفة المخزون لتعكس الخصومات المطبقة، وهذه نقطة في غاية القوة حيث يطلب بعض الموردين من عملائهم أو الموزعين في
بعض الاحيان بتكبير نسبة الخصم للتخلص من بعض البضائع سواءاً لاقتراب موعد انتهاء الصلاحية أو لعرض سلع جديدة. ويفيد هذا الاسلوب أيضاً في الوصول إلى حجم مبيعات معين تستفيد منه المنشأة في زيادة الخصم المسموح ومن ثم تعظيم حجم المبيعات.
مهام مدير المشتريات مع برنامج "بي إم إس " :
1. يمكنك برنامج "بي إم إس " من مراقبة طلبات الشراء و متابعة تحويلها إلى أوامر شراء
2. كما يمكنك من تنفيذ عملية شراء المشتريات المساندة طبقا لطلبات الشراء المعتمدة و حسب المواصفات المعتمدة و حسب جدول التوريد.
3. مراقبة مندوبي المشتريات بطلب عروض الأسعار طبقا للمواصفات و الكميات، و تنفيذ عمليات التفاوض والشراء بطريقة فعالة من حيث السعر و الجودة و مواعيد التوريد و شروط الدفع و الخدمة و مباشرة التنفيذ في بعض الحالات.
4. الاشراف المباشر على أداء مندوبي المشتريات و تطويرهم و مساعدتهم و التعاون معهم في بعض أدوار الشراء.
5. يمكنك مع برنامج "بي إم إس " مراقبة مندوبي المشتريات في متابعة التوريد مع الموردين و اتخاذ الاجراء المناسب في حالة تغير جداول التوريد و مراقبة الادخال للمواد المستلمة و متابعة اقفال أوامر الشراء المفتوحة و حل المشاكل المصاحبة لها مع الادارات الأخرى
6.مراقبة مندوبي المشتريات في تنفيذ المهام المطلوبة في موعدها لتحقيق أهداف المشتريات.
7. الاشتراك في تحديث وضع الحد الأعلى و الأدنى وحد الطلب و فترة التوريد للأصناف في ضوء معدلات الاستهلاك.
8.المشاركة في تقييم الموردين و تطويرهم و حل مشاكل الموردين مع رئيسه المباشر.
9. الالتزام بسياسات الشركة في جميع التعاملات الداخلية و الخارجية لنطاق الشركة.
10.جمع المعلومات من السوق بخصوص المواد التي يتعامل معها و مناقشتها مع رئيسه.
ما هي مهام ادارة المشتريات ..؟
يقع على عاتق ادارة المشتريات مسئولية كبيرة ،و هي القيام بمجموعة من المهام أبرزها ما يلي:
* تقوم بإجراء الدراسات التي تساعد المنظمة على اتخاذ القرار السليم فيما يتعلق بعمليات الشراء
1/ وضع سياسات مناسبة للشراء وتطويرها
2/ القيام بالدراسات والبحوث المختلفة مثل:
• التنبوء وجمع المعلومات عن الأسواق والحالة السوقية والتنافسية.
• جمع المعلومات المتعلقة بالمواد ومستلزمات العمل والإنتاج المتوفرة في الأسواق التي تحتاجها المنظمة.
• دراسة اتجاهات أو مستويات الأسعار المتعلقة بالمواد والمستلزمات.
• دراسة كميات المواد في الأسـواق ومستويات الجـودة والمواصفات المتعلقة بها.
• دراسة البدائل والمستلزمات البديلة (ذات الكفاءة الفنية والاقتصادية).
3/ مراجعـة طلبات الشراء الواردة لها من الوحدات المختلفة في المنظمة.
4/ الجدولة التنافسية الزمنية للمشتريات.
5/ تحديد مستويات المخزون الثلاثة (الحد الأعلى ونقطة إعادة الطلب والحد الأدنى).
6/ إصدار أوامر التوريد (الشراء)
7/ مراجعة وتدقيق عقود الشراء: للتأكد من سلامتها بالتعاون مع الشئون القانونية بالمنظمة وتوقيعها مع الموردين.
8/ إقرار مصير المواد الموردة: حيث يتم إقرار القبول أو الرفض للبضاعة الموردة نتيجة عمليتي الاستلام والفحص.
9/ تنظيم السجلات لحفظ جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بعميلة الشراء.
10/ تصريف الأصناف المخزونة التي لم يعد لها حاجة ومخلفات الإنتاج بالشكل وبما يحقق الفائـدة للمنظمة.
ما هي أهداف إدارة المشتريات ..؟
تتبنى ادارة المشتريات مجموعة من الأهداف تسعى لتحقيقها من خلال برنامج "بي إم إس " ،و من أبرز هذه الأهداف الآتي:
* تسعى ادارة المشتريات من خلال برنامج " بي إم إس " إلى ضمان سير عملية الإنتاج بالشكل الصحيح الذي يحقق أرباح المؤسسة أو المنظمة ،و يتم ذلك من خلال قيامها بتوفير الموارد الضرورية لعملية الإنتاج ،و ذلك حتى تضمن عدم تأخر هذه العملية .
* تحاول هذه الإدارة أن تحصل على أفضل الأسعار للمواد الأولية اللازمة لعملية الإنتاج ،و كذلك ترى ضرورة تمتع هذه المواد بجودة عالية جداً حتى يستفاد منها في انتاج منتجات عالية الجودة ترضي جميع الأذواق ،و تحقق مزيد من الأرباح للمؤسسة أو المنشأة .
* ادراك أهمية الموردين بالنسبة للمؤسسة أو المنشأة ،و بالتالي تحاول أن تجذب أفضل الموردين للتعامل مع المؤسسة أو المنشأة ،و كذلك تحاول أيضاً ألا تعتمد على جهة واحدة موردة بل تحاول تأمين أكثر من جهة حتى تضمن عدم تأخر انتاجها .
* توطيد العلاقات بين المنظمة أو الشركة ،و بين الموردين ،و ذلك نظراً للدور الهام الذي يلعبه الموردين بالنسبة للمنشأة أو المؤسسة في توفير ما تحتاج إليه من موارد .
* محاولة تحقيق التعاون و التكامل بين ادارة المشتريات ،و باقي الأقسام ،و الإدارات الموجودة في المؤسسة و المنشأة من خلال برنامج "بي إم إس "