الدورة المستندية للمشتريات :هي التي تهتم بمتابعة المستندات الخاصة بعمليات الشراء، التي تقوم بها الشركات خلال السنة المالية، وتُقسم المشتريات إلى نوعين، وهما:
المشتريات غير النمطية:
هي التي لا يتم التخطيط لشرائها مسبقاً، أي يتمّ إعداد المستندات الخاصة بها فور طلبها، ومن الأمثلة عليها: طلب قرطاسية جديدة للمكتب، وتضاف قيمتها المالية على قيمة المصاريف الأخرى.
المشتريات النمطية:
هي التي تعتاد الشركة على شرائها بشكل دوري، وشبه دائم، وتوجد قائمة بهذه المشتريات عند أمين المستودعات، والذي يحرص على إعداد تقرير بالكميّات التي تنقصهُ ليزود المحاسب بها، حتى يقوم بتحديد التكلفة المالية المخصصة لها، ليتم توريدها للمستودعات.
ويعد برنامج " بي إم إس " من أقوى البرامج المحاسبية في متابعة عمليات الشراء حيث يمكنه ادارة دورة الشراء داخل المؤسسة ادارة كاملة بداية من تسجيل طلب صرف للاصناف لمعرفة الموجود منها بالمخازن ثم اصدار طلب شراء للاصناف الغير متوفره بالمؤسسه الي إصدار أوامر
الشراء للموردين مرورا بإثبات فواتير المشتريات بكافة أنواعها وإشكالها سواء كانت فواتير مشتريات خاصة بالسلع او خاصة بالخدمات مع إمكانية تحميل تلك المشتريات ببعض المصروفات التي تم إنفاقها عليها مثل تكاليف النقل – المشال وغيرهم.
ويرتبط هذا النظام في برنامج " بي إم إس " ارتباط مباشر مع نظام الحسابات العامة و المخازن و المدفوعات و المقاولات و كافة البرامج الأخري.
الدورة المستندية للمشتريات في برنامج " بي إم إس "للحسابات :
1.طلب الشراء:
وهو أولى مراحل دورة المشتريات وهو عباره عن بيان يقدمه القسم المختص (مثل: قسم المخازن أو قسم الانتاج..) لادارة المشتريات موضح به مواصفات الاصناف وكمياتها يطلب منها توفير متطلباته .بكميات معينه.وبعد الموافقه على طلب الشراء سواء كان كله او بعضه يقوم قسم المشتريات بالتواصل مع الموردين لارسال عروض الاسعار بالكميات المطلوبه
2. طلب عروض أسعار:
وهذه هي المرحله الثانيه من مراحل دورة المشتريات وهنا يكون دور برنامج المخازن مهم جدا فى انه يعطى الإذن بإستلام اكثر من عرض سعر من الموردين وتثبتهم على السيستم تمهيدا للمقارنه بينهم.
برنامج " بي إم إس " لإدارة المخازن يساعدك في المقارنة مابين العروض وبعضها المستلمه من الموردين ,وبصرف النظر عن اعتبار جودة الاصناف , برنامج المخازن يقيم العروض ماليا لاختيار العرض المناسب لك.
3.إرسال أوامر التوريد:
وهذه ثالث مرحله من مراحل دورة المشتريات, وفيها ادارة المشتريات ترسل اوامر توريد للموردين تبلغهم فيها بالاصناف المطلوب شراؤها , ويوضح فى امر التوريد المنتجات او الاصناف المطلوبه وتاريخ التوريد والفرع الذى يتم التوريد عليه و اسعار الاصناف بناءا على عرض السعر المستلم من المورد.
ويمكنك مع برنامج " بي إم إس " ارسال أكثر من أمر توريد لكل مورد بناءا على التقييم المالى لعروض الموردين على حسب الصنف الاقل تكلفه فى كل عرض سعر
3.موافقة السلطة المصرح لها ( المدير العام - رئيس القطاع فى الجهات الحكومية
4.توجيه الطلب الى ادارة المشتريات
5. تحصل ادارة المشتريات على عروض اسعار من ثلاث جهات على الاقل وتختار العرض الاقل
6.تحرر ادراة المشتريات امر توريد للبائع محدد فية الاصناف والكميات المطلوبة
7. يتم توريد الاصناف طبقاً لامر التوريد ويتم استلامها بمعرفة لجنة فحص واستلام وتضاف الى المخازن بموجب محاضر الفحص والاستلام وفواتير الشراء
8.يتم ارسال الفواتير الى ادراة الحسابات لاصدار شيك باسم المورد بقيمة البضاعة المورده
9.يتم تسجيل العملية فى السجلات وتسجيل المورد فى سجل الموردين
10.اذن الاضافه (فاتورة الشراء):
وهذه أخر مرحله من مراحل دورة المشتريات وهى الاثبات المحاسبي لفاتورة الشراء واثبات استحقاق المديونيه على المورد
وهناك اعتبارات فنيه فى التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ومنها :
•ان تكلفة الاصناف أو الخامات او الاصول المشتراه لا تقتصر على سعر شراء المورد ولكن يمكن ان تدخل تكلفة اضافيه مثل النقل والشحن والتفريغ والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.
•فى بعض الاحيان ان مورد الخدمه مثل : الشحن والنقل لا يكون مثل مورد السلعه الماديه وبالتالى يجب ان يراعى فى التوجيه المحاسبي ادخال الصنف المادى بتكلفته بالإضافه إلى تكلفة الشحن
ح مورد السلعه(بسعر الشراء)
ح مورد الخدمه (بتكلفة الخدمه)
مع الاخذ فى الاعتبار الحركات الضريبيه التي تتم على الفواتير
ويمتاز برنامج " بي إم إس " بالمرونة والسهولة حيث يسهل علي المستخدم انشاء أصناف الخدمة حتي يستطيع ادخال الصنف في إذن الإضافة بتكلفته الفعلية كما يمكن المستخدم من تحميل استحقاق الخدمات الاخرى علي موردين أخرين في نفس شاشة حركة الشراء